Note de frais

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en septembre 2019

Sommaire

La note de frais est un document grâce auquel un salarié peut se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de son employeur.

Pourtant, selon une société de conseil spécialisée dans le tertiaire, 1/3 des salariés renoncerait à demander le remboursement intégral de leurs notes de frais, notamment quand ils égarent les justificatifs. Le point maintenant.

Note de frais et indemnisation des frais professionnels

Les frais professionnels supportés par un travailleur salarié ou assimilé pour l'accomplissement de ses missions sont remboursés par son employeur, sur justificatifs.

L'indemnisation des frais professionnels peut s’effectuer de trois manières, au forfait, par déduction forfaitaire ou selon les frais réels :

  • Au forfait, l’employeur est autorisé à déduire ces allocations dans certaines limites, par exemple 18,80 € dans le cas d’un repas lors d’un déplacement professionnel pour les 3 premiers mois, 67,40 €/jour pour se loger dans un département de la couronne parisienne, 50 €/jour en province, etc.
  • En ce qui concerne la déduction forfaitaire spécifique, le principe est l'application, sur le salaire brut du salarié d'un abattement (représentatif de frais professionnels) dont le pourcentage varie selon la profession. Il est par exemple de 30 % pour les journalistes ou les VRP.
  • Dans le cas d'un remboursement selon les frais réels, les dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé sont remboursées selon leur valeur réelle. L’employé est de tenu de fournir des justificatifs. C’est ce dernier système qui implique les notes de frais.

D'autre part, dès lors qu'il est contraint d'utiliser son domicile pour stocker des pièces nécessaires à ses activités professionnelles (dossiers, cartons, échantillons, etc.), le salarié peut prétendre, de la part de son employeur, à une indemnité pour l'occupation de son domicile si un local n'est pas mis à sa disposition à cet effet (Cass. soc., 8 novembre 2017, n° 16-18.501). Le montant de cette indemnité particulière doit tenir compte de l'inconvénient qu'engendre l'occupation professionnelle du domicile, mais aussi des frais qu'elle implique.

Spécificité du régime des notes de frais

Pour qu’elles soient recevables, les dépenses figurant sur une note de frais doivent :

  • correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • être « proportionnées » ;
  • être assorties de justificatifs.

Le salarié doit fournir les factures de ses dépenses avant de se faire rembourser les frais qu’il a engagés. Ces justificatifs sont indispensables pour que l'entreprise puisse bénéficier de l'exonération de cotisations sociales. Les renseignements doivent donc être précis.

Frais de restauration

Pour les frais de restauration, outre le prix, la note de restaurant doit spécifier le nom des invités ainsi que le motif de l'invitation.

Frais de voiture

En ce qui concerne les déplacements, les remboursements doivent être justifiés par le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.

Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais de carburant, l’entretien du véhicule, sa dépréciation et l’assurance.

Pour les voitures, en 2019, ces indemnités sont de :

  • 0,451 €/km pour un véhicule de 3 chevaux parcourant jusqu’à 5 000 km ;
  • 0,595 €/km pour une voiture de 7 chevaux (et plus) parcourant la même distance.

Barème kilométrique 2019 applicable aux voitures (en euros)

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d × 0,451

(d × 0,270) + 906

d × 0,315

4 CV

d × 0,518

(d × 0,291) + 1 136

d × 0,349

5 CV

d × 0,543

(d × 0,305) + 1 188

d × 0,364

6 CV

d × 0,568

(d × 0,32) + 1 244

d × 0,382

7 CV et plus

d × 0,595

(d × 0,337) + 1 288

d × 0,401

(Source : arrêté du 11 mars 2019)

Dépenses d'hébergement

Les dépenses d’hébergement et de logement sont recevables si l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • Le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum).
  • Son domicile est mal desservi par les transports en commun (1 h 30 de trajet au moins).

La TVA liée aux dépenses d’hébergement ou de logement est exclue du droit à déduction. Les entreprises ne peuvent donc pas la récupérer.

Remboursement des notes de frais

Les notes de frais sont généralement remboursées à la fin du mois durant lequel elles ont été engagées, si la comptabilité a le temps de les intégrer. À défaut, le remboursement intervient à la fin du mois suivant. Toutefois, le salarié peut demander une avance à l’entreprise.