Comptabilité paie

À jour en Décembre 2017

Écrit par les experts Ooreka

Quand on fait la comptabilité de la TVA, la comptabilité des stocks, l'amortissement comptable, les provisions sur charges, les immobilisations, la comptabilité paie, on passe des écritures comptables.

Qu'est-ce que la comptabilité paie ?

Une entreprise employant un ou plusieurs salariés doit obligatoirement tenir une comptabilité de la paie. Pour ce faire, des écritures sont passées en comptabilité : écritures pour la paie et écritures pour les charges sociales.

  • La comptabilité de la paie correspond au passage de l'écriture comptable concernant le salaire brut vers le salaire net.
  • La comptabilité des charges sociales concerne le passage de l'écriture comptable relatif aux charges patronales.

Généralement, la comptabilité de la paie se réalise mensuellement.

Comptabilité paie : passer les écritures

Pour enregistrer les écritures de paie, on peut :

  • s'adosser aux bulletins de salaire qui contiennent des informations récapitulatives notées dans le livre de paie ;
  • se baser sur des bordereaux de charges ou autres documents centralisateurs.

L'écriture comptable est composée :

  • du montant brut des salaires ;
  • de sa répartition entre les charges salariales et le salaire net à payer ;
  • mais aussi des acomptes versés ;
  • voire d'autres éléments.
Exemple de comptabilisation possible
N° de compte Libellé écriture de jj/mm/aaaa Débit Crédit
6411 Salaires bruts du mois ... €  
6413 Primes et gratifications .... €  
6414 Indemnités et avantages divers ..... €  
431 Charges salariales « sécurité sociale »   ..... €
437 « Autres organismes sociaux » : retraite, prévoyance...   ..... €
425 Personnel avances et acomptes   ..... €
421 Salaires nets à payer   ..... €

Comment passer les écritures des charges sociales ?

On va ensuite procéder à l'enregistrement des charges patronales non comptabilisées dans la comptabilisation de la paie ci-dessus.

Passage des écritures comptables pour les charges patronales Urssaf et les charges patronales concernant l'assurance chômage, mais aussi les charges patronales relatives aux cotisations (mutuelle, retraite...).

N° de compte Libellé écriture de jj/mm/aaaa Débit Crédit
6451 Cotisations à l'Urssaf ... €  
431 Sécurité sociale   ..... €
6451 ou 6454 Cotisations à l'Urssaf ou Cotisations assurance chômage ...... €  
431 Sécurité sociale   ..... €
645 (6452 mutuelle, 6453 caisse de retraite) Compte de sécurité sociale et de prévoyance ..... €  
437 Comptes : autres organismes sociaux   .... €

Passer les écritures des autres éléments relatifs à la paie

D'autres éléments rentrent en ligne de compte pour la comptabilisation de la paie, à savoir :

  • les règlements de la paie et des acomptes versés ;
  • le règlement des charges sociales, etc.
N° de compte Libellé écriture de jj/mm/aaaa Débit Crédit
421 ou 425 Salaires nets à payer ou Personnel avances et acomptes ... €  
512 ou 53 Banque ou Caisse   ... €
43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux ... €  
512 Banque   .... €

Pour les paiements par caisse « paiement en liquide », ces derniers sont limités à 1 500 €.

Ne pas confondre gestion comptable et gestion de la paie

On associe souvent comptabilité et paie : ces activités sont certes connexes, mais bien distinctes. Dans la pratique, elles peuvent être réalisées par des personnes ou prestataires différents.

  • La gestion de la paie concerne la création des bulletins de paie et le paiement des charges
  • La gestion comptable comprend les écritures comptables, la réalisation du compte de résultat et du bilan.

Les spécialistes de la paie ne sont pas nécessairement experts-comptables et vice-versa. Résultat :

  • En interne : vous pouvez faire faire la paie par une personne qui n'est pas comptable. Si vous avez un comptable, il doit pouvoir faire la paie.
  • Si vous externalisez : vous pouvez soit confier la comptabilité et la paie au même prestataire, ou au contraire confier la compta à un expert-comptable et la paie à un cabinet spécialisé dans la gestion de paie.

Trois options de gestion de paie

Tout comme pour la gestion comptable, il existe trois options pour effectuer la gestion de la paie :

  • Gestion de la paie en interne via un logiciel.
  • Externalisation de la paie.
  • Gestion de la paie sur internet en ASP.

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