Obligations comptables

À jour en Avril 2017

Écrit par les experts Ooreka

La comptabilité générale est un instrument fiable qui répond à des normes comptables très strictes. Elle doit être sincère et être fidèle à la réalité de l'entreprise. De ce fait, il y a des obligations comptables à connaître, mais aussi et surtout, à respecter.

Obligations comptables : différents régimes fiscaux

Les personnes physiques (commerçants) et les sociétés immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) ont dans l'obligation de tenir une comptabilité normale ou simplifiée, car elles sont soumises à un régime réel d'imposition. Elles doivent aussi respecter les règles du plan comptable général.

En ce qui concerne la comptabilité de l'auto-entrepreneur, il bénéficie du régime fiscal de la micro-entreprise : il tient une comptabilité allégée en respectant l'enregistrement chronologique des recettes et des dépenses. Cela n'implique pas la présentation d'un bilan comptable annuel.

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Obligations générales

Le commerçant et/ou les entreprises tiennent une comptabilité. Ils vont donc enregistrer quotidiennement et chronologiquement des flux financiers. Ils procèdent à un inventaire annuel et établissent aussi des comptes annuels à la fin de chaque exercice. Les annexes servent d'informations complémentaires.

L'établissement des comptes annuels doit être sincère et transmettre une image fidèle du patrimoine de l'entreprise, de la situation financière et du résultat de l'entreprise (article L123-14) du Code du commerce.

L'entreprise ou le commerçant peut aussi décider de confier sa comptabilité à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre ou à un centre de gestion agréé.

Documents obligatoires

Les personnes physiques ou morales doivent tenir obligatoirement des livres comptables qui sont :

  • le journal comptable : enregistrement chronologique des opérations ;
  • le grand livre comptable : qui regroupe tous les comptes numérotés liés au plan comptable ;
  • le livre d'inventaire : éléments chiffrés concernant l'actif et le passif de l'entreprise.

En ce qui concerne les comptes annuels à déposer, ils comprennent :

Mais aussi :

  • le rapport du commissaire aux comptes, si cela s'avère nécessaire ;
  • le procès-verbal de l'assemblée approuvant les comptes ou un extrait du procès-verbal reprenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée ;
  • le rapport du conseil de surveillance si cela concerne une société anonyme à directoire ou une société en commandite par actions.

Obligations spécifiques

En ce qui concerne les grandes entreprises possédant au moins 300 salariés et un chiffre d'affaires de 18 millions d'euros minimum, celles-ci doivent présenter à l'administration fiscale :

  • un actif réalisable et disponible ainsi que le passif exigible ;
  • un compte de résultat prévisionnel (gains et pertes de l'entreprise) ;
  • un tableau de financement et un bilan annuel ;
  • un plan de financement prévisionnel.

Pour les groupes de sociétés, c'est-à-dire la holding (maison mère) et les filiales (filles), elles doivent présenter :

  • des comptes consolidés qui reprennent l'ensemble des comptes des sociétés pour ne former qu'une seule entreprise ;
  • un rapport de gestion du groupe ;
  • un rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés ;
  • le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.

Quand et où déposer les documents comptables obligatoires ?

Les comptes de l'entreprise sont obligatoirement approuvés par une assemblée générale ordinaire dans les 6 mois après la clôture de l'exercice social.

Dans le mois qui suit l'approbation des comptes, ces derniers doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce.

On peut les déposer contre remise d'un certificat de dépôt, par courrier postal en recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique sur le site i-greffes (le délai est porté à 2 mois par internet).

Les comptes annuels sont ensuite publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante.

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Mentions obligatoires sur une facture

La facture reprend les prestations et/ou des marchandises vendues. C'est un document commercial et comptable qui doit obligatoirement comporter certaines mentions, à savoir :

  • date d'émission et numéro de la facture ;
  • date de la vente ou de la prestation fournie ;
  • identité de l'acheteur ;
  • identité du vendeur et/ou prestataire (SIREN, code NAF, numéro RCS, adresse du siège social) ;
  • numéro individuel d'identification à la TVA (excepté pour les factures d'un montant HT inférieur ou égal à 150 €) ;
  • désignation du produit ou de la prestation ;
  • décompte détaillé (quantité et prix),
  • majorations éventuelles de prix (frais de transport, emballage....) ;
  • prix unitaire hors TVA ou taux horaire hors TVA ;
  • taux de TVA ;
  • somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;
  • date ou le délai de paiement ;
  • taux des pénalités de retard exigibles en cas de non paiement à la date du règlement.

Durée de conservation des documents comptables

La durée de conservation des documents diffères selon leur type.

Documents commerciaux

  • Selon l'article L. 110-4 du Code du commerce, les contrats conclus entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants, doivent être gardés au moins 5 ans.
  • Les contrats concernant des biens immobiliers doivent être conservés pendant une durée de 30 ans selon l'article 2272 du Code civil.
  • Le Code du commerce (article L.123-22) exige que certaines pièces justificatives soient conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (bons de commande et de livraison, factures clients ou fournisseurs, documents bancaires).

Documents comptables et juridiques

  • Selon l'article L.123-22 du Code du Commerce, les documents comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire) doivent être archivés pendant 10 ans à compter de la clôture du livre.
  • C'est aussi le cas des comptes annuels (bilan, compte de résultat et l'annexe) à compter de la clôture de l'exercice comptable.
  • Les registres de procès-verbal de conseil d'administration, conseil de surveillance, assemblée générale, rapports de gestion ou commissaires aux comptes doivent être conservés pendant 6 années minimum.
  • Quant aux statuts, ils doivent être gardés pendant 5 ans minimum après la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés.

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Déclarations fiscales et sociales

Les déclarations fiscales doivent être gardées pendant 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible.

Les déclarations sociales doivent aussi être conservées pendant 3 ans, sauf pour les déclarations sociales concernant les caisses de retraite complémentaire qui doivent être conservées pendant 5 ans.

En bref !

En ce qui concerne une action en droit civil, la durée légale de conservation des documents est de 30 ans.

En cas de fraude ou de non respect des délais de conservation des documents comptables, le Code général des impôts punit d'une amende les contrevenants.

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