Feuille de calcul :Note de frais

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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MAJ en
octobre 2021

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Sommaire

Description du tableur excel

Une note de frais est un document qui recense l'ensemble des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou d'une entité administrative. Ce document permet au salarié de se faire rembourser ses frais professionnels engagés pour le compte de son employeur et prend le plus souvent la forme d'une fiche remplie mensuellement par le salarié.

La fiche de remboursement de frais porte principalement sur les dépenses suivantes :

  • les frais de repas (repas d'affaires etc.) ;
  • les frais de déplacement (frais kilométriques et transports en commun) ;
  • les frais de logement (hôtel etc.).

Contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales.

À noter : le remboursement des frais professionnels supportés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle constitue une obligation pour l'employeur. Pour échapper à cette obligation, l'employeur ne peut pas invoquer le fait que le salarié n'a pas réclamé ce remboursement (Cass. soc., 27 mars 2019, n° 17-31.116).

Attention : l'employeur peut, dans une note de service, exiger que le salarié fournisse ses justificatifs de frais professionnels dans un certain délai. Au-delà de ce délai, il n'y aura pas de remboursement (arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation, du 29 septembre 2009, pourvoi n° 07-45.722).

Notice : Note de frais

Une fiche de remboursement de frais se présente généralement sous la forme d'un tableau dans lequel vous devrez mentionner :

  • la date ;
  • la nature ;
  • le montant HT et TTC ;
  • la description des frais engagés.

Joignez à ce document tous les justificatifs prouvant les dépenses indiquées : factures, reçus, justificatifs de transport etc. D'une part, cela permet à l'entreprise de vérifier que les frais déclarés ont bien été engagés pour le compte de l'employeur et non pas à des fins personnelles. D'autre part, en cas de contrôle de l'Urssaf, l'entreprise est en mesure de prouver que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés.

Bon à savoir : dans le cadre d'un contrôle de l'URSSAF, lorsqu'un employeur produit des notes de restaurant sur lesquelles ne sont pas précisés les noms des bénéficiaires, les dépenses engagées par le salarié doivent être réintégrées dans l'assiette des cotisations (Cass. 2e civ., 19 septembre 2019, n° 18-20.047).

Dès lors que vous avez rempli votre note de frais et fourni les justificatifs correspondants, votre employeur est tenu de vous rembourser les dépenses engagées sans imputer votre rémunération.

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