Faire une facture

À jour en Septembre 2017

Écrit par les experts Ooreka
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La facturation d'une opération commerciale repose sur des normes officielles.

Bien facturer, c'est connaître toutes les mentions légales qui doivent figurer sur une facture.

Pour savoir comment facturer, il faut s'interroger sur la nature des biens livrés ou des prestations de services réalisées, la situation géographique du vendeur et de l'acheteur, le statut du client facturé : particulier ou professionnel.

Important : le respect du formalisme des factures est essentiel pour le vendeur et pour l'acheteur. Une facture non conforme n'est pas un justificatif comptable valable. En conséquence, il est impossible de récupérer un impayé en s'appuyant sur une facture mal rédigée. Du côté du client, seules des factures d'achat en bonne et due forme peuvent être enregistrées en comptabilité.

Vous trouverez dans cette fiche pratique les informations permettant de savoir faire une facture.

Zoom sur l'établissement d'une facture

Une facture est un document officiel lié à une vente. Elle récapitule les éléments constitutifs d’une vente, soit la quantité et la nature des produits ou services, leur prix de vente et le détail des taxes, comme la TVA.

Dans certains cas, l’établissement d’une facture est obligatoire. C’est le cas lors de tous les échanges commerciaux entre professionnels.

Pour les ventes faites par des professionnels (commerçants ou artisans) à des particuliers, la facturation dépend de la volonté du client et de l'importance du marché ; sinon la délivrance d'une simple note peut suffire.

Les grandes entreprises ont souvent des procédures d’achat strictes. En cas de non-respect de leurs règles internes par le prestataire, sa facture est bloquée avant d’atteindre la personne habilitée à débloquer son règlement.

Conseil : pour s’assurer un encaissement dans les délais, une petite entreprise qui travaille pour une entité plus importante doit se renseigner, dès le début des relations commerciales, sur les conditions de facturation qui sont imposées par son client.

1 Identifiez le vendeur amené à faire une facture

La partie supérieure de votre facture permet d'identifier les parties. Si vous établissez la facture, vous êtes le vendeur. Vous adressez ce document à un tiers : le client.

En tant que vendeur ou prestataire, vos factures reprennent :

  • vos nom et prénom, si vous êtes entrepreneur individuel ou profession libérale ;
  • la raison sociale de l'entreprise (le nom officiel) si vous facturez au nom d'une société commerciale ;
  • le numéro Siren et ou Siret et le code NAF (des codes qui renseignent sur le secteur d'activité de votre entreprise et sur sa localisation) ;
  • le numéro d'immatriculation au RCS (registre du commerce des sociétés), suivi du nom de la ville ou votre entreprise a été immatriculée ;
  • le numéro au Répertoire des Métiers (pour les entreprises artisanales) ;
  • l'adresse du siège social de l'entreprise.

Si votre entreprise est constituée sous forme de société, vous devez indiquer sa forme juridique (par exemple : SARL, EURL, SAS, SASU) et le montant du Capital social.

Pour les factures d'un montant total HT supérieur à 150 €, vous avez l'obligation de renseigner le numéro individuel d'identification TVA de votre entreprise et celui du client.

Conseil : créez un modèle de facture que vous dupliquerez. Vous pouvez trouver vos identifiants sur le courrier que l'Administration fiscale envoie à chaque entreprise ou chaque professionnel nouvellement immatriculé. S'il vous manque des éléments, redemandez-les.
La plupart des codes attribués aux sociétés sont visibles sur Infogreffe ou societe.com.

2 Désignez l'acheteur

La désignation précise de l’acheteur est un élément déterminant d’une facture établie dans les formes. Ici encore, son nom ou sa raison sociale, ainsi que son adresse complète doivent figurer sur le document. Seuls les particuliers peuvent s’opposer à ce que leur adresse soit imprimée sous leur nom.

Si votre acheteur est établi dans un état membre de l’Union européenne, assurez-vous d’indiquer son numéro d’identification européen. Les ventes intra-communautaires font l’objet d’un régime particulier au regard de la TVA ; l’application de ce mécanisme de taxation n’est possible que si le numéro intracommunautaire du client figure sur la facture.

Vérifiez attentivement les factures qui vous sont adressées, sous peine de ne pas pouvoir la prendre en charge dans vos comptes ni récupérer la TVA comptée par le vendeur. Un professionnel qui a enregistré dans sa comptabilité une facture sur laquelle il n’est pas explicitement identifié (nom, adresse, identifiants numériques) court le risque de voir cette charge rejetée en cas de contrôle fiscal.

Conseil : pour éviter toute équivoque (entreprise dont le nom est identique ou assez proche), ajoutez le numéro de Siren ou de Siret à la désignation d’un client professionnel que vous facturez. Ces identifiants sont aux professionnels ce que le numéro de sécurité sociale est aux personnes.

En plus de la stricte identification de l’acheteur et du vendeur, vous êtes libre d’imprimer un logo ou un sigle commercial. Mais ces éléments de communication n’ont pas de valeur légale.

3 Complétez l’en-tête de la facture

Toutes les factures que vous faites doivent porter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.

Datez votre facture

Vous devez impérativement indiquer la date d’émission de votre facture, soit celle du jour où vous la rédigez. 

Exemple : votre première facture de l’année porte le numéro 2017-0001. Vous disposez, pour 2017, d’un compteur sur quatre chiffres. Vous pourrez donc émettre 9999 factures pendant l’année. En 2018, vous repartirez avec le numéro 2018-0001. Si vous utilisez un logiciel de facturation, vérifiez que la machine vous empêche de réutiliser par mégarde un numéro de facture déjà attribué.

La question de la numérotation continue, sans doublons ni « trous » est cruciale aux yeux du fisc, qui veut vérifier qu’aucune facture n’est escamotée de votre comptabilité. Réfléchissez à la structure de votre numérotation afin de ne pas être pris de court.

Dissociez adresse de facturation et adresse de livraison

Si la livraison est demandée à une adresse différente de celle de facturation, indiquez clairement la seconde adresse comme étant celle de livraison. 

4 Précisez la nature des biens ou prestations facturés

Les références de bons de commandes établis par le client ou de contrats de ventes signés par les deux parties sont de nature à renforcer le caractère probant de votre facture. Renseignez des quantités et des prix hors TVA, en regard de la description des produits ou services vendus.

Facturez des prestations de service

La nature des prestations, le volume horaire, et le prix des prestations doivent être détaillés.

La ou les date(s) des interventions ainsi que le nom des intervenants sont précisés.

Faire référence à des bons d'intervention signés par le client est une bonne pratique pour éviter des contestations.

Les prestations de services sont, en principe, facturées lorsque la prestation est terminée. Mais un contrat de vente peut prévoir le versement d'acomptes ou de paiements selon l'avancement du travail. Dans certains cas (par exemple dans le cadre d'un contrat de maintenance), le prestataire facturera un forfait, par avance.

Facturez des livraisons de biens

Dans le négoce, il y a transfert de propriété de marchandises. La livraison correspond au moment où l'acheteur entre en possession du produit. La règle générale pour la facturation des livraisons de bien est de facturer à la date de livraison.

L'Administration fiscale tolère quelques jours de décalage entre la livraison et l'émission de la facture. Mais le fisc vous pénalise s'il constate que vous retardez la facturation de manière telle que vous reportez du chiffre d'affaires (donc potentiellement des impôts ou de la TVA collectée sur ventes) d'une période fiscale à la suivante.

Important : lorsque arrive le moment de faire votre déclaration de TVA ou votre clôture comptable annuelle, vérifiez que vous avez facturé toutes les livraisons réalisées. Tout oubli vous met dans votre tort vis-à-vis de vos obligations fiscales.

Respectez les règles de facturation des acomptes

Entre professionnels, la facturation des acomptes est obligatoire et les factures d'acomptes doivent faire ressortir la TVA, si cette taxe s'applique à la prestation rendue.

Un acompte reçu d'un particulier peut faire l'objet d'un simple reçu, mais le professionnel est cependant redevable de la part de TVA qui frappe l'acompte perçu.

5 Soignez l'énoncé des prix et taxes

Le corps de la facture, soit la partie qui suit l’en-tête, doit renseigner sur la nature de l’opération facturée. La nature des produits, leur marque et les références, les quantités livrées ainsi que la mention de conformité à d’éventuelles normes revêt une importance particulière : votre facture doit correspondre sans équivoque à ce qui a été commandé, puis délivré.

Si la facture reprend des prestations et des livraisons (cas de « fourniture et pose ») : faites la distinction entre les matériaux fournis et le coût de la main-d'œuvre.

Lorsque vous faites une facture, indiquez aussi clairement ce qui est garanti et ce qui ne l’est pas.

Détaillez les prix et les taux de TVA

Concernant les prix, indiquez le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire hors TVA des services fournis.

Vous pouvez ensuite faire référence à un prix catalogue pour exprimer une remise ou, au contraire, une majoration, si tel est votre accord avec le client.

Dans le cas où le corps de la facture reprend des éléments passibles de taux de TVA différents, vous devez indiquer, à côté de chaque prix exprimé hors-taxes, le taux de TVA qui s’applique.

Simplifiez la facture quand c’est possible

Quand une prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, détaillé et accepté par le client et que la prestation facturée y est en tout point conforme, le détail, sur la facture, en quantité et en prix est facultatif. Dans ce cas, faites explicitement référence au devis (date, numéro) sur la facture, afin de pouvoir vous y référer en cas de litige.

Bon à savoir : si vous devez faire appel à un tribunal, pour trancher un litige avec l’un de vos clients, le juge se fait une première opinion au regard des documents qui lui sont présentés. Retenez qu’un magistrat regarde en premier lieu si toutes les mentions légales formelles figurent sur vos documents commerciaux ; c’est seulement s’il est satisfait sur ce point, qu’ensuite qu’il étudie le fond de l’affaire. Assurez-vous qu’on comprenne, dès la première lecture de votre facture, la nature de la vente qu’elle décrit.

6 Finissez par le pied de facture

Après avoir détaillé les biens ou prestations facturées, il vous reste à récapituler les montants dus, les taxes, le total de la facture et la date d'échéance de celle-ci.

Indiquez la date limite de règlement

Concernant la date d'échéance de la facture, assurez-vous de vous conformer aux normes légales, à vos conditions générales de ventes et enfin à l'accord passé avec le client.

Conseil : aidez votre client à vous payer à temps ; mieux vaut indiquer « Payable avant le 30 avril 201X » que « Payable à 30 jours, fin de mois ».

Pensez aux frais à refacturer

En pied de facture, vous pouvez porter des frais supplémentaires facturés (transport, emballage), mais aussi d'éventuels remises, rabais ou ristournes calculés sur le montant global.

Incitez votre client à payer dans les délais

Une facturation en bonne et due forme fait aussi explicitement référence :

  • au taux des pénalités de retard qui seront exigées en cas de non-paiement à la date prévue (les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire) ;
  • à l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

Calculez la TVA due

Le pied de votre facture doit inclure un récapitulatif de la TVA due, pour les différents taux en vigueur et les bases hors taxes sur lesquelles la TVA est calculée.

Exemple : une facture de 15 000 € hors TVA se décompose en 5 000 € passibles d'un taxe de 20 % et 10 000 € passibles de la TVA à 10 %. Votre facture va détailler : « base à 20 % : 5 000 € soit TVA 1 000 € » et « base TVA à 10 % : 10 000 € soit TVA 2 000 € ».

Indiquez votre régime particulier de TVA

Si la vente se fait sous un régime de TVA particulier, ou si la TVA ne s'applique pas, la facture doit le mentionner clairement. Voici les cas particuliers les plus courants, en matière de TVA :

  • Le vendeur est en franchise de TVA : il vous facture hors taxe. C'est le cas des vendeurs qui sont sous le régime de la micro-entreprise. Leur facture doit porter l'indication « Franchise de TVA, art. 293 B du CGI » ;
  • La vente se fait d'un état membre de l'Union européenne vers un autre. La facture est établie hors taxe par le vendeur. Son client appliquera la TVA sur achats au taux applicable dans son pays, selon un mécanisme appelé « autoliquidation de la TVA » ;
  • Lorsqu'un sous-traitant du secteur du bâtiment facture son donneur d'ordre, ce professionnel doit facturer hors-taxe. Le donneur d'ordre est tenu de calculer et payer lui-même la TVA. La mention « autoliquidation selon CGI, ann. II, art. 242 nonies A » doit être apposée sur la facture.

Fixez le montant à payer

Vous finirez bien sûr par renseigner un total taxe incluse, soit dans notre exemple, 13 000 € TTC. C'est ce montant que votre client devra régler.

Important : la loi prévoit une amende de 15 € par mention légale manquante et par facture. Une entreprise à laquelle un juge reproche 3 manquements aux mentions obligatoires de facturation et qui aurait émis 1000 factures inexactes est donc passible de 45 000 € d'amende (3 x 15 x 1000).

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